AGY Bilişim Hizmetleri - Web Tasarım ve Özel Yazılım Çözümleri

Toplu Katılım Belgesi Oluşturma: Excel’den Yüzlerce Belgeyi Tek Seferde Hazırlayın

AGY Sertifika; Excel listelerindeki çalışan, kursiyer veya katılımcı verilerinden yüzlerce kişiye özel katılım belgesini tek seferde oluşturmak isteyen eğitim kurumları, OSGB’ler, işletmeler, kurs merkezleri ve organizasyonlar için geliştirilmiş Windows masaüstü belge üretim uygulamasıdır.

Excel dosyanızı yükleyin, kullanmak istediğiniz katılım belgesi şablonunu seçin ve listedeki kayıtları birkaç adımda kişiye özel belgelere dönüştürün. Oluşturulan belgeleri toplu PDF olarak kaydedebilir, ihtiyaç halinde aynı uygulama üzerinden elektronik olarak imzalayabilir ve teslimata hazır hale getirebilirsiniz.

Program Özelliklerini Gör İletişime Geç

Excel’den Toplu Katılım Belgesi Oluşturma Nasıl Yapılır?

Onlarca veya yüzlerce çalışan, kursiyer ya da katılımcı için belgeleri tek tek hazırlamak yerine, Excel listenizi AGY Sertifika’ya aktararak tüm kayıtları aynı çalışma içinde kullanabilirsiniz. Ad soyad, T.C. kimlik numarası, eğitim adı, eğitim tarihi, unvan, işyeri, belge numarası ve benzeri bilgiler ilgili belge alanlarına otomatik olarak aktarılır.

Katılım belgesi şablonunuzu bir kez hazırlamanız yeterlidir. AGY Sertifika listedeki seçili kayıtları aynı şablon üzerinden kişiselleştirerek toplu şekilde oluşturur; belgeleri doğrudan yazdırabilir, kişiye özel PDF dosyaları hazırlayabilir veya ihtiyaç halinde elektronik imza sürecine aktarabilirsiniz.

İSG eğitimleri gibi çalışan bazlı belge üretiminin yoğun olduğu süreçlerde, İSG / OSGB profilini kullanarak Excel başlıklarını hazır FLD alanlarıyla eşleştirebilir ve aynı eğitim için çok sayıda kişiye özel katılım belgesini tek iş akışında oluşturabilirsiniz.

Yüzlerce Katılım Belgesini Tek Tek Hazırlamak Zorunda Değilsiniz

Katılımcı sayısı arttıkça katılım belgelerini manuel hazırlamak ciddi zaman kaybına dönüşür. Ad soyad değiştirme, eğitim tarihi yazma, işyeri ve unvan bilgilerini girme, belge numarası oluşturma, PDF kaydetme ve dosyaları tek tek adlandırma gibi işlemler her katılımcı için tekrar edilir.

AGY Sertifika bu tekrar eden işlemleri Excel verisi üzerinden otomatikleştirir. Tek bir katılım belgesi şablonu listedeki tüm çalışan, kursiyer veya katılımcılar için kullanılabilir; her kayıt kendi bilgileriyle kişiye özel bir belgeye dönüşür.

Aynı tür eğitimi düzenli olarak gerçekleştiriyorsanız şablonunuzu yeniden hazırlamanız gerekmez. Yeni katılımcı listenizi Excel’den yükleyerek aynı belge düzenini sonraki eğitimlerde tekrar kullanabilirsiniz.

Toplu Katılım Belgesi Oluştururken Neleri Otomatikleştirebilirsiniz?

Excel Verisinden Kişiye Özel Katılım Belgesine Tek İş Akışı

AGY Sertifika yalnızca katılımcı adlarını bir belge şablonuna aktarmakla kalmaz; toplu katılım belgesi üretiminde tekrar eden birçok işlemi aynı çalışma içinde yönetir.

Excel’den çalışan, kursiyer veya katılımcı listelerini aktarabilirsiniz.
Excel Ekle ile uyumlu yapıdaki birden fazla Excel dosyasını aynı çalışma listesinde birleştirebilirsiniz.
Excel sütunlarını sabit FLD alanlarıyla eşleştirebilirsiniz.
İlk Yardım veya İSG / OSGB çalışma profilini seçerek ilgili alanlarla çalışabilirsiniz.
Ad soyad, T.C. kimlik numarası, unvan, işyeri, eğitim adı, eğitim tarihi, belge tarihi ve belge numarası gibi bilgileri otomatik aktarabilirsiniz.
Tarih ve saat bilgilerini belgeye aktarılmadan önce belirlediğiniz formatta düzenleyebilirsiniz.
Aynı şablondan yüzlerce kişiye özel katılım belgesi oluşturabilirsiniz.
Seçili kayıtları kişiye özel PDF dosyaları olarak toplu üretebilirsiniz.
PDF dosya adlarını tanımlanan alanlara göre otomatik oluşturabilirsiniz.
Hazırlanan PDF belgeleri aynı uygulamadaki toplu e-imza modülüne aktarabilirsiniz.
İmzalanan belgeleri isteğe bağlı olarak ZIP paketi halinde hazırlayabilirsiniz.
Çalışma listenizi kaydedip daha sonra kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.

Excel Listenizi Yükleyin

Çalışan, kursiyer veya katılımcı bilgilerini içeren Excel dosyanızı aktarın. Birden fazla uyumlu listeniz varsa Excel Ekle ile aynı çalışma altında birleştirin.

Profilinizi ve Alan Eşlemelerini Belirleyin

Çalışma alanınıza göre İlk Yardım veya İSG / OSGB profilini seçin. Excel başlıklarını ilgili FLD alanlarıyla eşleştirin ve tarih gibi verilerin çıktı biçimini belirleyin.

Katılım Belgelerini Toplu Oluşturun

Katılım belgesi şablonunuzu seçin. Listedeki her kayıt ad soyad, eğitim tarihi, unvan, işyeri, belge numarası ve tanımlanan diğer bilgilerle otomatik olarak kişiselleştirilsin.

PDF ve E-İmza Sürecini Tamamlayın

Belgelerinizi kişiye özel PDF dosyaları olarak toplu oluşturun; gerekiyorsa aynı dosyaları toplu e-imza modülüne aktararak elektronik olarak imzalayın.

Toplu Katılım Belgesine Kimler İhtiyaç Duyar?

Düzenli olarak eğitim, seminer veya etkinlik düzenleyen kurumlar için

Toplu katılım belgesi oluşturma ihtiyacı yalnızca eğitim merkezleriyle sınırlı değildir. Aynı eğitim, seminer, toplantı veya etkinliğe katılan çok sayıda kişi için belge düzenleyen kurumlar, Excel listelerindeki verileri kullanarak kişiye özel katılım belgelerini tek çalışma içinde oluşturabilir.

İSG eğitimleri düzenleyen OSGB ve işletmeler
Kurum içi çalışan eğitimleri düzenleyen şirketler
Kurs ve mesleki eğitim merkezleri
Seminer, konferans ve workshop düzenleyen kuruluşlar
Yangın ve acil durum eğitimleri veren kurumlar
Kişisel gelişim ve uzmanlık eğitimleri düzenleyen kuruluşlar
Çalışan veya katılımcı bazlı eğitim belgesi hazırlayan işletmeler

Katılımcı bilgileriniz Excel’de bulunuyorsa aynı veri kaynağını farklı belge şablonlarıyla kullanabilir ve tekrar eden belge hazırlama işlemlerini toplu hale getirebilirsiniz.

İSG Eğitimleri İçin Toplu Katılım Belgesi Oluşturma

OSGB ve işletmeler için çalışan listesinden kişiye özel eğitim belgeleri

İSG eğitimlerinde belge üretimi çalışan bazında tekrar eden bir süreçtir. Aynı eğitime katılan çalışanların adı soyadı, T.C. kimlik numarası, unvanı, işyeri, eğitim tarihi, eğitim süresi ve benzeri bilgiler çoğu zaman zaten bir Excel listesinde bulunur.

AGY Sertifika’nın İSG / OSGB çalışma profili, bu verileri İSG alanlarına özel olarak eşleştirmenizi sağlar. Excel listenizi programa aktardıktan sonra hazır İSG Eğitim Katılım Belgesi şablonunu kullanarak listedeki çalışanlar için kişiye özel belgeleri toplu olarak oluşturabilirsiniz.

Hazır İSG alanları sayesinde Adı Soyadı, T.C. Kimlik No, Unvan, İşyeri / Firma, Eğitim Adı, Eğitim Tarihi, Belge Tarihi, Eğitim Şekli, Eğitim Süresi, İSG Uzmanı, İşveren / İşveren Vekili ve Belge No gibi bilgiler Excel’den belgeye otomatik aktarılabilir.

Oluşturulan belgeler doğrudan yazdırılabilir veya kişiye özel PDF dosyaları halinde toplu olarak hazırlanabilir. Elektronik imza gereken iş akışlarında PDF belgeler aynı uygulamanın Toplu E-İmza modülüne aktarılabilir.

AGY Sertifika ile İSG Katılım Belgesi Nasıl Oluşturulur?

AGY Sertifika varsayılan olarak İlk Yardım çalışma profiliyle açılır. İSG eğitim belgeleri hazırlarken birkaç adımda İSG / OSGB profiline geçerek hazır alanları ve İSG belge şablonunu kullanabilirsiniz.

İSG / OSGB profilini seçin. Ayarlar > Başlık Eşleme bölümünde çalışma profilini İSG / OSGB olarak değiştirin ve Kaydet düğmesine basın.
Excel listenizi yükleyin. Çalışan bilgilerini içeren kendi Excel dosyanızı veya sayfadan indirebileceğiniz örnek İSG katılımcı listesini programa aktarın.
Alan eşlemelerini kontrol edin. Excel başlıklarının FLD_ISG alanlarıyla eşleştiğini kontrol edin. Gerekiyorsa tarih ve diğer alanların çıktı formatlarını belirleyin.
İSG Eğitim Katılım Belgesi şablonunu seçin. Programla birlikte gelen hazır FR3 şablonunu kullanabilir veya kurumunuza göre düzenleyebilirsiniz.
Belgeleri toplu oluşturun. Listedeki çalışanlar için kişiye özel belgeleri yazdırın veya toplu PDF olarak oluşturun.
Gerekiyorsa e-imzalayın. Oluşturulan PDF belgeleri Toplu E-İmza modülüne aktararak geçerli elektronik imza sertifikanızla imzalayın.

Örnek İSG Eğitim Katılımcı Listesini İndir Hazır Excel dosyası ile İSG / OSGB profilini hemen deneyin. AGY Sertifika Programını İndir Programı kurun, örnek Excel listesini yükleyin ve toplu katılım belgesi oluşturun.

Öne Çıkan Avantajlar

Toplu Katılım Belgesi Oluşturmada Neden AGY Sertifika?

Bir veya birkaç katılım belgesi hazırlarken manuel yöntemler yeterli olabilir. Ancak aynı eğitim, seminer veya etkinlik için onlarca ya da yüzlerce kişiye belge düzenlenmesi gerektiğinde asıl sorun tasarım değil; verilerin doğru aktarılması, belgelerin kişiselleştirilmesi, dosyaların düzenli oluşturulması ve tekrar eden işlemlerin yönetilmesidir.

AGY Sertifika, Excel’de bulunan katılımcı verilerini tekrar tekrar elle yazmak yerine tek bir belge şablonuna otomatik olarak aktarır. Aynı şablon farklı eğitimlerde yeniden kullanılabilir; çalışan, kursiyer veya katılımcı listesi değiştiğinde yalnızca yeni Excel verisiyle toplu belge üretimine devam edilebilir.

İlk Yardım ve İSG / OSGB çalışma profilleri sayesinde farklı eğitim alanlarına ait FLD alanları birbirinden ayrılır. Böylece aynı kurum farklı eğitim türleri için belge hazırlarken ihtiyaç duyduğu alan setiyle çalışabilir.

Excel verileri ve belge üretim işlemleri harici bir web tabanlı belge oluşturma sistemine yüklenmeden kullanıcının kendi Windows bilgisayarında işlenir. Oluşturulan belgeler yazdırılabilir, toplu PDF olarak kaydedilebilir ve ihtiyaç halinde elektronik imza sürecine aktarılabilir.

Excel Yapısı Değişse Bile Katılım Belgesi Şablonunuzu Yeniden Hazırlamayın

Toplu katılım belgesi üretiminde Excel dosyalarındaki sütun yapısı eğitim türüne veya kuruma göre değişebilir. AGY Sertifika’nın Başlık Eşleme sistemi, Excel sütunlarını belge şablonlarında kullanılan sabit FLD alanlarıyla ilişkilendirir.

Örneğin İSG / OSGB profilinde Excel’deki “Eğitim Tarihi” sütunu FLD_ISG_EGITIM_TARIHI alanıyla eşleştirilebilir. Tarih türü ve dd.mm.yyyy formatı seçildiğinde Excel’deki tarih bilgisi belgeye belirlenen biçimde otomatik olarak aktarılır.

Böylece Excel sütun sırasındaki değişiklikler için belge tasarımını yeniden yapmak veya tarih dönüştürme işlemlerini her FR3 şablonunun içine tekrar tekrar yazmak gerekmez.

Toplu Olarak Hangi Katılım Belgeleri Oluşturulabilir?

AGY Sertifika’nın toplu belge üretim yapısı yalnızca belirli bir eğitim türüne bağlı değildir. Excel verilerindeki katılımcı bilgileri farklı belge şablonlarında kullanılarak çok sayıda kişiye özel katılım veya eğitim belgesi oluşturulabilir.

İSG eğitim katılım belgeleri
Kurum içi eğitim katılım belgeleri
Mesleki eğitim katılım belgeleri
Yangın ve acil durum eğitim belgeleri
Seminer ve konferans katılım belgeleri
Workshop ve uygulamalı eğitim belgeleri
Kurs katılım belgeleri
Personel eğitim belgeleri
Başarı veya eğitim tamamlama belgeleri

Aynı Excel listesi farklı FR3 belge şablonlarında tekrar kullanılabilir. Böylece aynı katılımcılar için farklı eğitim veya belge türlerini yeniden veri girişi yapmadan hazırlayabilirsiniz.

Örnek Toplu Katılım Belgesi Üretim Senaryosu

Bir işletmede 120 çalışanın Temel İş Sağlığı ve Güvenliği eğitimine katıldığını düşünelim. Çalışanların adı soyadı, T.C. kimlik numarası, unvanı, işyeri, eğitim tarihi, eğitim süresi ve diğer bilgiler Excel dosyasında bulunuyor.

Excel listesi AGY Sertifika’ya aktarıldığında İSG / OSGB profili seçilir ve Excel başlıkları ilgili FLD_ISG alanlarıyla eşleştirilir. Hazır İSG Eğitim Katılım Belgesi şablonu seçildiğinde aynı tasarım listedeki 120 çalışanın verileriyle ayrı ayrı kişiselleştirilir.

Belgeler doğrudan yazdırılabilir veya her çalışan için ayrı PDF dosyası olarak toplu şekilde oluşturulabilir. Elektronik imza gereken süreçlerde hazırlanan PDF belgeler aynı uygulamanın Toplu E-İmza modülüne aktarılabilir.

Sonuç olarak aynı belgeyi 120 kez elle düzenlemek yerine tek Excel listesi, tek alan eşlemesi ve tek belge şablonu üzerinden toplu üretim tamamlanır.

Sık Sorulan Sorular!

1) Toplu katılım belgesi oluşturma nedir?
Toplu katılım belgesi oluşturma; Excel veya benzeri bir veri listesindeki çok sayıda kişiye ait bilgilerin tek bir belge şablonuna otomatik uygulanarak kişiye özel katılım belgelerinin toplu şekilde hazırlanmasıdır.

2) Excel’den toplu katılım belgesi nasıl oluşturulur?
Excel listenizi AGY Sertifika’ya aktarır, Excel sütunlarını belge şablonunda kullanılan alanlarla eşleştirir ve katılım belgesi şablonunuzu seçersiniz. Program listedeki seçili kişiler için belgeleri otomatik olarak kişiselleştirir.

3) Yüzlerce kişi için aynı anda katılım belgesi hazırlanabilir mi?
Evet. Aynı belge şablonu Excel listenizdeki çok sayıda kayıt için kullanılabilir. Her katılımcı için ad soyad, eğitim tarihi, belge numarası ve tanımlanan diğer bilgiler ayrı ayrı işlenerek kişiye özel belge oluşturulur.

4) İSG eğitimleri için katılım belgesi oluşturulabilir mi?
Evet. AGY Sertifika’da İSG / OSGB çalışma profili ve hazır İSG Eğitim Katılım Belgesi şablonu bulunur. Çalışan bilgileri Excel’den alınarak İSG alanlarına otomatik aktarılabilir ve belgeler toplu şekilde oluşturulabilir.

5) İSG / OSGB profilinde hangi alanlar kullanılabilir?
Adı Soyadı, T.C. Kimlik No, Unvan, İşyeri / Firma, Eğitim Adı, Eğitim Tarihi, Belge Tarihi, Eğitim Şekli, Eğitim Süresi, İSG Uzmanı, İşveren / İşveren Vekili ve Belge No gibi alanlar İSG profili altında kullanılabilir.

6) Hazır İSG katılımcı Excel örneği var mı?
Evet. Bu sayfadan örnek İSG Eğitim Katılımcı Listesi Excel dosyasını indirebilir ve AGY Sertifika’nın İSG / OSGB profiliyle örnek bir çalışma oluşturabilirsiniz.

7) Katılım belgesi şablonları değiştirilebilir mi?
Evet. Programla birlikte gelen FR3 şablonlarını düzenleyebilir veya kurumunuza özel yeni katılım belgesi tasarımları oluşturabilirsiniz. Aynı şablon daha sonraki eğitimlerde yeniden kullanılabilir.

8) Katılım belgeleri ayrı PDF dosyaları olarak oluşturulabilir mi?
Evet. Seçili kayıtlar için kişiye özel PDF belgeler toplu olarak oluşturulabilir. Dosya adları tanımlanan alanlara göre otomatik hazırlanabilir ve belirlediğiniz klasöre kaydedilebilir.

9) Oluşturulan katılım belgeleri e-imza ile imzalanabilir mi?
Evet. PDF olarak oluşturulan belgeler AGY Sertifika’nın Toplu E-İmza modülüne aktarılabilir ve geçerli elektronik imza sertifikanız kullanılarak toplu olarak imzalanabilir.

10) Birden fazla Excel dosyasındaki katılımcılar birleştirilebilir mi?
Evet. Uyumlu yapıdaki Excel dosyaları Excel Ekle özelliği ile aynı çalışma listesinde birleştirilebilir. Böylece farklı listelerdeki katılımcılar için belgeleri tek üretim sürecinde hazırlayabilirsiniz.

11) Katılımcı ve çalışan verileri bir web sunucusuna yükleniyor mu?
AGY Sertifika Windows masaüstü uygulamasıdır. Excel verileri ve belge üretim işlemleri harici bir web tabanlı belge üretim sistemine yüklenmeden kullanıcının kendi bilgisayarında işlenir. Lisans, aktivasyon ve güncelleme işlemleri internet bağlantısı kullanabilir.

12) Katılım belgeleri yalnız İSG eğitimleri için mi kullanılabilir?
Hayır. AGY Sertifika ile kurum içi eğitim, mesleki eğitim, seminer, konferans, workshop, yangın eğitimi, kurs ve benzeri organizasyonlar için farklı katılım belgesi şablonları kullanılabilir.

AGY Sertifika Hakkında Daha Fazla Bilgi

Toplu katılım belgesi oluşturmanın yanı sıra sertifika, kimlik kartı, şablon yönetimi ve elektronik imza özelliklerini incelemek için AGY Sertifika ürün sayfasını ziyaret edin.